10:00:00

Za kurtyną: jak zorganizować spotkanie dla blogerek

Od spotkania Blogowe Love minęło już trochę czasu, jednak echo jeszcze nie ucichło.
Dostaję pytania zarówno o organizację jak i kolejną edycję.
Czy chcę się w to pakować?

O co tak właściwie chodzi?
Dlaczego się waham?
Przecież było fajnie co?

POMYSŁ
pojawił się w mojej głowie zaraz na początku blogowania. Wybuchłam jak fajerwerki po Nowym Roku i odezwałam się do Asi z pytaniem czy chce się ze mną pakować w cały ten biznes. Nie wiedziałyśmy na co się decydujemy! Pierwsza przeszkoda to nazwa, ogólny zarys, co, gdzie i jak?
Szwajcaria i Polska - jak to pogodzić - jak ustalić miejsce i termin?

Rada: Znajdź sobie pomagiera. We dwoje zawsze raźniej, można zrobić burzę mózgów, spojrzeć inaczej na niektóre kwestie, efektywniej się pracuje nad organizacją. Z pewnością jest też łatwiej i weselej; choć można się też posprzeczać i zdenerwować na "drugą połowę". W tym miejscu dziękuję Ci Asiu! Gdyby nie Ty BlogoweLove by nie doszło do skutku - a na pewno nie w takiej formie jak się odbyło.  Współpracowało mi się z Tobą bardzo dobrze i obyśmy kiedyś jeszcze miały okazję zrobić coś razem!

DATA i MIEJSCE
Dobra datę narzuciłam bo tak mi pasowało - przyznaję. Miejsce (Poznań) uzgodniłyśmy wspólnie i zaczęły się poszukiwania! Przesznufrowałam internet wzdłuż i wszerz, wysłałam setkę pytań by ostatecznie otrzymać 3! odpowiedzi. A i tak miałyśmy dylemat czy jedzenie i cena są odpowiednie.

Ważne:
  • wybierz lokal w Twoim mieście (ułatwi Ci to sprawę z transportem prezentów! U nas była masakra i gdyby nie Agata musiałybyśmy nająć tira żeby wszystko dowieźć w sobotę rano na czas)
  • sprawdź lokal osobiście (potem obudzisz się z przysłowiową ręką w nocniku, że pomieszczenie jest jednak za małe na taką ilość ludzi + prezenty + goście)
  • zadbaj o wygodę uczestników i swoją własną! (u nas miejsca było zbyt mało i dziewczyny gnieździły się a my z Asią zasiadłyśmy na szlachetnych drewnianych taboretach, na których po pierwszej prezentacji zdrętwiał mi tyłek!)
  • nie ustalaj menu z góry (choćby nie wiem jak dobre było jedzenie nie dogodzisz wszystkim i zawsze znajdzie się ktoś komu nie smakowało, komu było za ciepłe/zimne, za mało, nie takie i w ogóle bleeeee. Ja lubię wynalazki więc nasze przekąski bardzo mi smakowały ale wiem, że dziewczyny nie do końca były zadowolone.)
  • znajdź miejsce, które ma to "coś" (by zapadło w pamięci uczestniczek i czytelników relacji. Nasza kawiarnia była super ALE bardziej na kameralne spotkanie przy kawusi niż tak duże przedsięwzięcie)
  • zapewnij uczestniczkom dostęp do wodopoju (emocji sporo, rozmów i szeptów więc zasycha w gardle - a nie od dziś wiadomo, że napój pod ręką musi być by zwilżyć struny głosowe)

PLAN SPOTKANIA
Przegięłyśmy! Warsztaty, prezentacje, fotobudka, nagrody specjalne, jedzenie - o matko!
Oczywiście trzeba zagospodarować czas tak by było ciekawie i atrakcyjnie, by nikt się nie nudził i nie ziewał. Zrezygnowałyśmy z obecności dzieci i to plus - mamy miały okazję odpocząć od domowych obowiązków i poplotkować (choć nie wyglądało to tak jakbyśmy chciały).

Błędy:
  • o jedną prezentację za dużo! (jedna w zupełności wystarczy więc nie planuj więcej - zanudzisz uczestników. Póki przedstawiciel firmy mówi ciekawie i z sensem wygrywasz - gorzej jeśli duka wyuczone ulotki produktów)
  • warsztaty na końcu! (no jak można zrobić warsztaty integracyjne na końcu spotkania? No można. Udowodniłyśmy to i tym samym połowy dziewczyn na nich nie było bo czas spotkania się skończył a pociąg/autobus/inny transport nie czeka. Packą przez łeb i zapamiętać integrację robi się NA POCZĄTKU!)
  • za mało czasu (na ploty i czas wolny. Bo samo spotkanie trwało dość długo, jednak nie było czasu na luźną rozmowę przy kawie i ciastku. Czas nieubłaganie płynął (poprawka: zasuwał!) i ani się obejrzałyśmy a zegar wybił 18-tą)

SPONSORZY 
To właśnie oni spędzali mi sen z powiek; siedziałam po nocach i wysyłałam wiadomości - miliony wiadomości. A to dopiero początek; potem zaczynają się pytania o statystyki, sens spotkania, korzyści, listę uczestniczek. Musisz pilnować by odpowiadać na czas na mnóstwo wiadomości, musisz pilnować czy prezenty dotarły i czy wszyscy są zadowoleni. Masakra!

Ważne:
  • ułóż profesjonalny i rzeczowy mail (nie wystarczy krótki tekst kim jesteś i co robisz i dawaj prezenty - każdy sponsor prowadzi biznes i współpraca z Tobą musi mu się po prostu opłacać. A wiadomo, że szukamy odpowiedzialnych i konkretnych partnerów biznesowych.)
  • przypomnij się (jeśli otrzymasz odpowiedź a potem nastanie cisza napisz delikatny przypominający mail - każdy może w natłoku pracy o czymś zapomnieć. Nie narzucaj się jednak i nie zadręczaj sponsora - na pewno nie będzie to dobrze odebrane)
  • liczba prezentów powinna być taka sama jak liczba uczestników (bo potem dostaniesz nerwicy przy dzieleniu! Może zostanę źle odebrana ale jeśli uczestniczek jest 10 czy 20 to tyle powinno być prezentów. Potem masz 4 książki, 3 zawieszki i 7 bransoletek - jak to do diabła rozdzielić?!)
  • zadbaj o kontakt "przed i po" (sponsorzy chcą wiedzieć czy reklama działa. Podlinkuj ich na fanpage, umieść logo na plakacie wydarzenia a po wszystkim podeślij linki do relacji ze spotkania)

FOTOGRAF
Profesjonalne zdjęcia do relacji z pewnością się przydadzą! Uczestniczki na pewno będą miały swoje aparaty i Ciebie będzie kusić by go zabrać. Fakt, ja aparat miałam i nawet zrobiłam garść zdjęć, które pojawiały się w relacjach ALE nie był to do końca dobry pomysł. Latałam z aparatem, przeszkadzałam fotografom (chyba) i dodatkowo się stresowałam. Choć miało to też plus: wlazłam tam, gdzie fotograf nie dotarł (apropo braku miejsca i przejścia :( ) i popełniłam kilka ciekawych ujęć.

Rada: Jeśli bierzesz fotografa z zewnątrz daj mu pole do popisu, nie przeszkadzaj a uczestniczki poproś by nie zabierały swoich aparatów (wyjątki i tak się znajdą ale nie będzie ich aż tak dużo).


ZAPISY
Bałyśmy się od samego początku, że nie będzie zainteresowania - jak zmobilizować blogerki do odwiedzin na fanpage i zapisów? Grono sponsorów się powiększało, fanpage rósł w siłę a my nadal się bałyśmy, że nie uzbieramy 20-stu chętnych mam. Po otwarciu zapisów nastąpił booom! Pojawiła się masa maili a po opublikowaniu listy "ale"

Ważne:
  • ustal kryteria jakimi będziesz się kierować przy wyborze uczestników (będzie Ci trudniej - serio :P, Zasada "kto pierwszy ten lepszy" jest o tyle wygodna, że bierzesz jak leci według napływających zgłoszeń. Utrudnij sobie jednak życie i ogranicz wybór - podniesie to rangę spotkania w oczach sponsorów)
  • weź głęboki oddech (bo po opublikowaniu listy pojawią się reklamacje "czemu mnie nie ma, a spełniam kryteria" - po prostu nie da się wziąć wszystkich. To chyba logiczne; a i tak są pretensje.)
  • nie rób regulaminu (zrobiłyśmy go i mimo, że uczestniczki wywiązały się z jego punktów to wywołał dość negatywne emocje. Wiadomo, że niepisaną zasadą po spotkaniu jest relacja i prezentacja sponsorów - w końcu o taką reklamę im chodzi. My tą zasadę spisałyśmy i stanął przed nami mur.)

RYZYKO
Nie będziesz spać po nocach.
Maile będą Ci się dwoić i troić w oczach.
Rodzina Cię wyklnie.
Będziesz jak zombie.
Dopadnie Cię ogromny stres.
Kawa zastąpi Ci wodę i pożywienie.
Na spotkaniu pewnie Cię sparaliżuje - jeśli nie, wygrałaś! Ja byłam bardzo zestresowana a podkręcał to fakt, że dziewczyny knuły długo przed spotkaniem, rozmawiały na facebook, zdążyły się poznać - ja z Asią poczułyśmy się jak zbędny dodatek. Wiecie: takie piąte koło u wozu. Rozumiem wspólne planowanie prezentu dla nas (dostałyśmy w podziękowaniu przepiękną kartkę) ale miałam trochę żal, że nie zostałyśmy włączone do dalszych rozmów. Śmichy, chichy i szepty na spotkaniu - o integrację nam chodziło ale z drugiej strony nie było to fajne bo nie mogłyśmy wziąć w tym udziału - dziewczyny miały o czym rozmawiać a my zostałyśmy odebrane jako sztywniary :P

Rada: gdy ustalisz listę uczestniczek możesz od razu założyć grupową konferencję i w wolnym czasie się tam udzielać, pytać o rady czy oczekiwania; włączyć trochę uczestniczki w organizację.

SATYSFAKCJA
Mimo wszystkich ALE, przeciwności i niedociągnięć byłam bardzo zadowolona. To był świetny pomysł i rewelacyjne wykonanie. Na przyszłość mogę jedynie zapisać kilka punktów do poprawy - jestem w końcu mądrzejsza o błędy, które zostały popełnione - a w końcu człowiek najlepiej uczy się na własnych błędach :)

Mam sprawdzony przepis na spotkanie dla blogerek?
Nie.
Każde spotkanie będzie inne i wyjątkowe, z innymi uczestniczkami, sponsorami i doświadczeniami.
Jedno jest pewne: jeśli w przygotowanie włożysz całe swoje serce i będzie Ci na prawdę zależało gwarantuję, że wszystko się uda. Będziesz czekać na finalizację jak dziecko na świętego Mikołaja i nawet jeśli pojawią się mankamenty to pękniesz z dumy po wszystkim :)


22 komentarze:

  1. Jako organizatorka spotkań i uczestniczka zarazem, mówię stanowcze nie prezentom :P. Uważam, że im ich mniej tym lepiej. Jak dla mnie 10 to już maksimum jakie uczestnik może znieść (i to nie tylko moje zdanie :P, zbierałam wywiady na ten temat ;) ). Mnóstwo niepotrzebnych gadżetów to nie tylko kłopot dla blogerek, ale też brak wiarygodności upstrzonego tysiącem logotypów plakatu. Zresztą, my już to wiemy, ale uzupełniam Twój post, bo spotkań blogerskich mnoży się jak grzybów po deszczy a wszyscy dalej brną w to samo... Aż przestaje się chcieć w nich uczestniczyć.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Fakt, fura prezentów to "kłopot". Każdy chce jak najwięcej bo myśli, że tym samym przyciągnie spore zainteresowanie - a to często na żer ruszają poszukiwaczki darmowych gadżetów (to raz). A dwa: sponsorów setka a ty wracasz z kilkoma prezentami i fuuuuuuuuuurą makulatury :/

      Usuń
  2. Dałyście rade! :)
    Post przyda się w przyszłości. Zapisuje!

    OdpowiedzUsuń
  3. Taka organizacja spotkania to na pewno nie łatwe zadanie :)

    OdpowiedzUsuń
  4. A teraz idź weź tą packę i się nią pacnij. Ty i sztywniara? No proszę cię. Już od pierwszej chwili wiedzialam, że równa z ciebie babka :) i przysięgam ,ze nigdy więcej nie będziemy nic knuly za twoimi plecami. Swoją drogą po tym poście mam jeszcze większy stres przed spotkaniem, które organizuję z Kasią, chyba cię porwę i wycisne z ciebie całą wiedzę ;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. No ja myślę! Bo Wasze intencje dobre były a ja się poczułam jak jakiś alien, który nie wie po co i skąd się wziął wśród zakumplowanych babeczek. Się pacnęłam dawno temu :P

      Usuń
  5. Pamietam ze mialam zrobic takie spotkanie jednak nie dosc ze duzo osob zrezygnowało to te osoby ktore nie zrezygnowały liczyły tylko na darmowe fanty.
    A przeciez moim zdaniem to nie o to chodzi

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Prezenty to fajny dodatek ale jak sama zauważyłaś - dodatek. I dlatego my przegięłyśmy z ilością i to zdecydowanie

      Usuń
  6. Ja Was nie odebrałam jako sztywniary. Biło widać, że jesteście zestresowane na maxa, ale też miałam wrażenie, że trochę się wstydzicie, bo rozmawiacie tylko ze sobą - mógł być to element radzenia sobie ze stresem. Liczba sponsorów - macie rację lepiej mniej i takich którzy równo obdarzą wszystkich uczestników. Spotkanie wyszło fajnie. Dopiero na afterku z Was wszystko zeszło i szkoda, że tak szybko musiałaś uciekać. A my... Może się "znałyśmy", ale też troszkę w realu się niektóre krępowały. Kasia O. chyba była najodważniejsza, zresztą ona sprawia wrażenie jakby wszyscy znali ją od dawna i odwrotnie. Ja w sumie do niesmiałych za bardzo też nie należę jako uczestniczka czegokolwiek. Na widok Karoliny doznałyśmy szoku, zwłaszcza ja i Eliza :-). A Wy piątym kołem u wozu na pewno nie byłyście tylko Was strach zjadł bo tak się skupiałyście na ustawianie wszystkiego jakbyście miały oczy do tego przyklejone :-P (jakby co to nie ma wydźwięku negatywnego, w sumie rozumiem bo jak prowadzę spotkanie z rodzicami to też tak mam :-))

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Nooo stres był ogromny - nie ma co ukrywać. Zaplanować wszystko to jedno ale potem przypilnować by wyszło jak trzeba to drugie. After był super i chyba następnym razem sam after zrobię bez spotkania hehehe

      Usuń
    2. To zróbmy "biforek" i "afterek" :)

      Usuń
  7. Dziękuję za tak obszerne i zabawne omówienie organizacji spotkania :) Twoje rady na pewno się przydadzą niejednej blogerce, której przyjdzie na myśl zrobić coś podobnego. I wydaje mi się, że niepotrzebnie uważasz, że dziewczyny odebrały Wasz za sztywniary. To stres, czy wszystko pójdzie zgodnie z planem, w końcu byłyście Paniami całej ceremonii. Zwykle tak bywa, że gospodyni na organizowanych spotkaniach zajmuje się wszystkim tylko nie rozmowami z gośćmi ;)
    Jeśli pozwolisz podlinkuję Cię przy wpisie Asi :) Daj mi znać czy chcesz :)
    pozdrawiam serdecznie!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Dokładnie; ja nawet jeśli organizuję urodziny czy przyjęcie rodzinne to nie mam kiedy pogadać bo wiecznie gdzieś latam, szykuję, podaję itd. Mój wpis bierz proszę, będzie mi bardzo miło :)

      Usuń
  8. przydatne rady, ja chyba jednak nie dałabym rady zorganizować takiego spotkania, pozdrawiam:)

    OdpowiedzUsuń
  9. Ależ Wam zazdroszczę, że się odważyłyście i że się udało. Uwielbiam takie inicjatywy. Może i mi się kiedyś uda. Ale jeszcze teraz czuję, że dla mnie za wcześnie. Jak na razie byłam na jednym spotkaniu z blogerami i to było niesamowite. Spotkaliśmy się jako obcy całkowicie ludzie, a po spotkaniu byliśmy najlepszymi znajomymi. Blogosfera jest pełna ciekawych ludzi

    OdpowiedzUsuń
  10. Baardzo przydatny wpis! Mnóstwo wiedzy do przyswojenia i wprowadzenia w czyn :) Dzięki!

    OdpowiedzUsuń
  11. Spotkania blogerów nie należą do łatwych, zawsze się znajdzie ktoś niezadowolony, zbyt duża liczba wystąpień może przytłoczyć. Same zorganizowałyśmy 3 edycje Blogowego WOW i właściwie na razie nam starczy ;)

    OdpowiedzUsuń
  12. Ja przede wszystkim gratuluję chęci i odwagi zorganizowanie takiego spotkania na pewno nie należny do łatwych. Fajnie że chciało Ci się to wszystko opisać :). Pozdrawiam serdecznie i dziękuję za udział w linkowym party :)

    OdpowiedzUsuń
  13. Dobrze, że komuś się chce organizować takie spotkania. Co prawda jeszcze w żadnym nie wzięłam udziału, bo ja świeży bloger jestem, nie wiem też, czy się na takie zdecyduję, ale ogólnie jestem zdania, że takie akcje są cudowne. W moim życiu jest mnóstwo osób, niektóre bardzo bliskie mojemu sercu, które poznałam własnie w sieci. Dobrze jest się czasem przełamać i wyjść do ludzi :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Na pewno byś nie żałowała - to świetna okazja by pogadać, poznać się w realu. Kto wie, może się spotkamy w lipcu, co? ;)

      Usuń
  14. I dlatego zdecydowanie wolę spotkania blogowiczek w kameralnym gronie, gdzieś przy wspólnym grillu, na wspólnej wycieczce, bez prezentów, chyba, że zrobionych między sobą dla siebie nawzajem, takich na luzie, o których potem nie trzeba pisać tu i tam... chociaż najczęściej i tak taka powstaje, ale wtedy nasz zdjęcia mówią same za siebie ...

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Pisanie relacji właściwie obowiązkowe nie jest ale przyjęło się, że takowe się robi w ramach podziękowania dla organizatora i sponsorów :)

      Usuń

TOP